第一章 总则
第一条 为规范广东药科大学教育发展基金会（以下简称“基金会”）档案管理工作，有效保护和利用档案，充分发挥档案在基金会管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《基金会管理条例》、《会计档案管理办法》等相关规定，结合基金会实际情况，制定本办法。
说明：本条参照《中大教育发展基金会档案管理办法》、《华南师大教育发展基金会档案管理制度》拟定。
第二条 档案管理工作的原则是：统一领导，专项管理，确保档案完整与安全，实现档案的综合管理和有效利用。
第二章 档案管理部门和任务
第三条 基金会秘书处统筹负责基金会的档案管理工作，基金会秘书处各部门根据部门分工负责具体的档案管理工作。
第四条 档案管理的基本任务：
（一）贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、法规，严格执行国家保密制度，维护档案的完整与安全；
（二）做好基金会各类档案的收集、整理、保管和归档工作；
（三）档案统一专柜放置，集中管理；
（四）定期对档案进行整理和维护，并按规定做好档案保管工作；
（五）其它有关档案管理的工作。
第三章 档案归档
第五条 档案的保管和要求
（一）归档的文件资料要求完整、齐全、准确并注意分类整理、立卷。
（二）归档材料应由档案形成部门指定专人妥善管理、严防丢失、损毁。
（三）会计档案由财务人员按有关规定保管。
（四）法人登记证书应当指定专人负责保管。
（五）根据学校档案管理的要求应移交广东药科大学档案室统一保管的，应按照要求移交。
第六条 归档程序：各部门档案管理人员要及时将基金会各种门类和载体的文件、材料收集齐全，并按照相关规定及时归档和整理。归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的相关标准执行。
第七条 归档范围：上级主管部门印发、本基金会制发或工作中形成的、具有参考价值的（包括但不限于下列）各种材料：
（一）登记管理机关和业务主管单位下发的与本基金会有关的决定、条例、规定、税务登记证、法人登记证、批复、通知等；
（二）本基金会向登记机关和业务主管单位提出的各项申请、报告；
（三）本基金会的章程和各项管理制度；
（四）本基金会的工作计划、总结，年度工作报告、请示、批复、会议记录、理事会纪要及与有关单位和个人签订的合同、协议等；
（五）本基金会的会计档案，包括基金会在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映基金会经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案；
（六）本基金会理事会成员和工作人员基本情况、变更登记和备案表；
（七）本基金会职工工资、福利及工作人员任免、聘用、考核、奖励、处分、辞职、辞退的相关文件资料；
（八）本基金会的大事记及反映本基金会重要活动的简报、声像材料、荣誉证书、有纪念意义和凭证性的实物材料；
（九）本基金会在登记管理机关的年检报告、会计师事务所审计报告、重要活动领导人讲话、题词及其音像材料；
（十）本基金会的项目档案，包括捐赠项目协议、立项书、管理办法以及年度报告等各类材料；
（十一）其它根据法律法规的规定应当归档的或者具有保存价值的文件材料等。
第四章 档案借阅与利用
第八条 凡借阅档案，需经基金会分管副秘书长批准，严格履行借阅、归还登记制度。查阅档案时、严禁在档案上做涂改、圈划，非经批准不准复制档案。外单位人员借阅档案，应持所在单位介绍信、经基金会分管副秘书长审批后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。
第九条 外单位查阅会计档案，应持所在单位介绍信，注明查阅目的、范围以及查阅人姓名，并经财务主管审批后方可查阅。会计档案一般只供查阅和经审批后复制，不予对外借出。如因工作需要且根据国家有关规定必须外借的，需经主管财务副秘书长批准并书面约定归还日期；借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案，确保借入会计档案的安全完整，并在约定时间内归还；归还时必须经会计档案管理员查验无误后再予交接。
第十条 不得借阅涉及捐赠者个人隐私的档案以及其他根据法律法规规定不准借阅的档案。
第五章 纪律与责任追究
第十一条 在档案管理工作中，档案管理工作人员均须严格遵守工作纪律，确保档案的完整与安全，不得有以下涂改、伪造档案材料的行为：
（一）将应归档材料据为已有或者拒绝、拖延归档；
（二）将所列归档范围之外的材料擅自归档；
（三）将虚假材料和不符合归档要求的材料归入档案；
（四）私自、指使或者允许他人抽取、撤换、添加或销毁档案材料；
（五）私自保存他人的档案，利用档案材料营私舞弊；
（六）擅自拍摄、复制档案内容，泄露或擅自对外公布档案内容；
（七）因工作不负责任或者不遵守档案工作制度，导致档案损毁、丢失的；
（八）其他违反国家法律法规及有关规定的行为。
第十二条 对违反档案管理工作纪律和相关规定的，视其性质、情节轻重和造成的后果，依法依规追究直接责任人及相关领导人员的责任。构成违纪的，给予党纪、政纪处分；涉嫌犯罪的，移送司法机关处理。
第六章 附则
第十三条 本办法由基金会秘书处负责解释。
第十四条 本办法经基金会第三届理事会第四次会议审议通过后生效，自2021年9月 日起实施。
说明：本管理办法参照《中大教育发展基金会档案管理办法》拟定。